Görevlerimiz
Anasayfa » Görevlerimiz
Kalite Koordinatörlüğü Görev/Organizasyon Yapısı
Süreç Yönetimi
| 1. Süreç İzleme | |
| a. Süreç kartlarının prosedür ve standartlara uygunluğunun takibi için gerekli işlemlerin yapılması (ÜNİKYS tanımlama, güncelleme, yıl aktarımı vb.) | |
| b. Kalite Sorumluları ile belirli periyotlarla bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi | |
| c. İzleme kriterlerini tüm kartlarda güncel tutulmasının sağlanması (hedef ve gerçekleşme durumu uyumlu olmayan izleme kriterlerinin yeniden gözden geçirilmesi) | |
| d. Kalite Yönetim Süreci ile ilgili değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerinin yapılması | |
| e. Paydaş İlişkileri Sürecine ait değişikliklerin ve izleme kriterlerinin hazırlanması ve tanımlama işlemlerinin yapılması | |
| f. Kalite Yönetim ve Paydaş İlişkileri Süreci işlemlerinin kurumda uygulanmasında standartlara ve mevzuata uygunluğunun sağlanması | |
| g. Görev tanımlarının süreçlere ve organizasyon yapısına uygunluğunun kontrol edilerek ÜNİKYS’ye tanımlanması ve duyurulması | |
| h. Süreç yönetimine uygun birim organizasyonel yapının oluşturulması, işleyişinin sağlanması ve takibinin yapılması | |
| ı. Ortak süreç kartlarına (Eğitim Öğretim Planlama, Eğitim Öğretim Uygulama, Bilgi Üretimi, Bilgi Transferi Süreçleri) ait işlemlerin gerçekleştirilmesi (Bilgi/Tarif Dokümanları, faaliyetler, görev tanımları, izleme kriterlerine ait hedef ve gerçekleşme durumu uygunluğunun sağlanması | |
| 2. Doküman Yönetimi | |
| a. ÜNİKYS sisteminden talep edilen dokümanların oluşturulması ve doküman kodlama işlemlerinin yapılması | |
| b. Doküman güncellemelerinin gerçekleştirilmesi | |
| c. KGS Prosedürlerinin hazırlanması/güncellenmesi ve senato/mevzuat komisyonuna iletilmesi | |
| d. Prosedür/yönerge/usul esas vb. dokumanların standart kontrol işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve Hukuk Müşavirliğine iletilmesi | |
| e. Ana doküman listesinin ÜNİKYS üzerinden takibinin yapılması | |
| f. ÜNİKYS yazılımına dokümanların işlenmesi ve ÜNİKYS’de duyurulması | |
| g. KAYSİS’e yüklenen prosedür/yönerge bağlantı linklerinin ÜNİKYS’de yayınlanması | |
| h. Organizasyon el kitabının güncelliğinin sağlanması | |
| ı. Kalite Yönetim Süreci ve Paydaş İlişkileri Sürecine ait dokümanların hazırlanması, güncelliğinin sağlanması ve ÜNİKYS’de yayınlanmak üzere talep edilmesi | |
| i. KGS süreçlerine ait mevzuat güncellemelerinin kalite koordinatörlüğü web sayfası ile uyumlu olmasının sağlanması | |
| 3. Risk ve Fırsat Yönetimi | |
| a. Risk ve fırsatların (birim/kurumsal) prosedüre ve uygulamaya uygunluğunun kontrol ve koordinasyon işlemlerinin gerçekleştirilmesi | |
| b. Kurumsal/süreç risklerin güncel tutulması ve gerekli işlemlerin (ilişkili birim tanımlama, uygulama dönem değişiklikleri vb) yapılması | |
| c. ÜNİKYS Risk ve Fırsat modülü ile ilgili risk ve fırsat kayıtlarının prosedüre uygunluğunun kontrolü ve onay/ret işlemlerin gerçekleştirilmesi | |
| d. Kalite Yönetim Süreci ile Paydaş İlişkileri Sürecine ait risk ve fırsatların izlenmesi, risk puanlarının düşürülmesi işlemlerinin yapılması | |
| e. Risk ve fırsat analiz raporlarının anlık erişiminin sağlanması ve kullanıcılara iletilmesi | |
| 4. İç Tetkik Faaliyeti | |
| a. İç tetkik işlemlerinin uygulama dönemi öncesi ilgili dokümanların (soru listesi, formlar vb) gözden geçirme işlemlerinin yapılması | |
| b. Bir önceki yıla ait İç Tetkik Bulgu Takip Listesinin gözden geçirilmesi, açılan DİF’lerin kontrolünün yapılması | |
| c. İç tetkikçi başvuru taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve iç tetkikçi havuzunun oluşturulması | |
| d. İç tetkik ekiplerinin oluşturulması, birim görev dağılım işlemlerinin yapılması | |
| e. İç tetkik takvimi ve programının oluşturulması | |
| f. ÜNİKYS iç tetkik modülüne tanımlama işlemlerinin yapılması | |
| g. İç tetkik ekiplerine eğitim/bilgilendirme materyallerinin hazırlanması ve eğitimlerin verilmesi | |
| h. İç tetkikin gerçekleştirilmesi (koordinasyon) | |
| ı. İç tetkikçi değerlendirme formlarının ve Birim Değerlendirme Formlarının takibi | |
| i. İç tetkikte elde edilen bulgulara ilişkin birimlerin DİF açıp açmadığının takibi/açmayanların uyarılması/gerekli desteğin verilmesi | |
| j. Kalite Koordinörlüğünde tespit edilen bulgulara yönelik DİF planlanması | |
| 5. YGG Faaliyeti | |
| a. YGG süreci ve dokümanlarının koordinatörlük tarafından gözden geçirilmesi, takvimin oluşturulması | |
| b. Birimlerin YGG takvimine ve aşamalarına uygun olarak sürecin tamamlanmasının sağlanması | |
| c. 1.Kademe YGG raporlarının konsolide edilmesi ve karar mekanizmalarına raporlanması | |
| d. OMÜ Bütünleşik KYS Performans Raporunun hazırlanması | |
| e. YGG 2. Kademe Raporu taslağının hazırlanması | |
| f. YGG kararlarının tüm birimlere duyurulması | |
| g. YGG eylem planının hazırlanması, Senatoya sunulması | |
| h. YGG eylem planı uygulama adımlarının ÜNİKYS’de ilgili birimlere tanımlanması, takip-kontrol işlemlerinin yapılması | |
| ı. Kalite Koordinatörlüğü KYS Performans Raporunun hazırlanması | |
| i. Kalite Koordinatörlüğü YGG 1. Kademe Raporunun hazırlanması ve YGG toplantısının gerçekleştirilmesi | |
| j. YGG Eylem Planında yer alan Kalite Koordinatörlüğü sorumluluğundaki eylem adımlarına DİF planlanması ve gerçekleştirilmesi | |
| k. Kalite Koordinatörlüğü YGG 1.Kademe Raporunda yer alan kararlara ilişkin DİF planlanması ve gerçekleştirilmesi | |
| 6. TSE Dış tetkik/Belge Yenileme Faaliyeti | |
| a. TSE yazışmalarının yürütülmesi | |
| b. TSE Dış tetkik ekibi için konaklama, ulaşım, yemek gibi organizasyonların yapılması, | |
| c. Tetkik programının birimlere duyurulması/ilgili birimlerle ön hazırlık çalışmasının yürütülmesi | |
| d. Tetkik toplantı programlarının hazırlanması/süreç boyunca destek işlemlerinin yapılması | |
| e. Tetkik edilecek birimler için eğitim/bilgilendirme materyallerinin hazırlanması ve eğitim düzenlenmesi | |
| f. Dış tetkik öncesi TSE tarafından istenilen belgelerin hazırlanması, iletilmesi ile ilgili faaliyetlerin planlanması | |
| g. Dış tetkik sürecinde Kalite Yönetim Sistemine ilişkin tetkik ekibi sorularının cevaplandırılması, açıklanması ve istenilen bilgi/belgelerin temini -talep edilen personelin tetkike katılımının sağlanması | |
| h. TSE dış tetkik bulgularına DİF planlanmasının yapılması ve DİF’in izleme işlemleri | |
Kurumsal Değerlendirme ve İzleme Süreci Yönetimi
| KURUMSAL DEĞERLENDİRME SÜRECİ | |
| 1. Kalite Komisyonu Sekreteryalığı | |
| a. Komisyon üyelerinin belirlenmesi ve görevlendirme işlemlerinin yapılması (senato kararı, web duyuru işlemleri, bilgilendirme işlemleri vb.) | |
| b. Gündemin belirlenmesi; Kalite Komisyonuna gündem ve eklerinin iletilmesi | |
| c. Toplantı katılım tutanaklarının hazırlanması | |
| d. Kararların hazırlanması ve imza/onay işlemlerinin yapılması | |
| e. Kararlar ile ilgili gerekli yazışma ve takip işlemlerin yapılması (görevlendirme, duyuru yazıları vb.) | |
| f. Kalite Güvence Yönergesi güncelleme işlemleri, komisyon işlemlerinin uygunluğunun takibi | |
| g. Komisyon ÜNİKYS destek işlemleri (alt komisyon çalışmaları, ÜNİKYS kullanımı, kanıt sağlama, Komisyon yazışma işlemleri vb.) | |
| h. Alt komisyonlara sekreterya destek işlemleri | |
| ı. Politika ve prosedürlerin gözden geçirme ve güncelleme işlemlerinin yapılması | |
| i. Öğrenci Kalite Komisyonu üye listesinin güncel tutulması; görevlendirmelerin yapılması ve web sayfasında yayınlanma işlemlerinin yapılması | |
| j. Öğrenci Kalite Komisyonu faaliyetlerine ilişkin sekreterya/koordinasyon işlemlerinin yapılması | |
| k. Birim Kalite Komisyonu işlemlerinin yürütülmesi (üye listesinin güncel tutulması; web sayfasında yayınlanma işlemlerin; görev tanımlarının belirlenmesi vb) | |
| 2. İç Değerlendirme Çalışmaları | |
| a. İç Değerlendirme hazırlık takvimin oluşturma ve duyuru işlemlerinin yapılması (Akademik birim ve komisyon) | |
| b. BİDR Kılavuzu güncelleme işlemlerinin yapılması (Açıklama, kanıt, ölçüt kriter işlemleri vb.) | |
| c. BİDR ÜNİKYS tanımlama işlemlerinin yapılması (Dönem, Birim, sorumlu, ölçüt-kriter, roller, kanıt vb ) | |
| d. Birim Yöneticilerine ÜNİKYS BİDR modülüne ilişkin teknik destek verilmesi | |
| e. Kalite Koordinatörlüğü BİDR hazırlama ve ÜNİKYS giriş işlemlerinin yapılması | |
| f. KİDR ÜNİKYS tanımlama işlemlerinin yapılması (Dönem, KİDR bölüm, komisyon üyesi vb ) | |
| g. Kalite Komisyon Üyelerine ÜNİKYS KİDR modülüne ilişkin teknik destek verilmesi | |
| h. Kalite Komisyon üyelerine KİDR kanıt, bilgi ve belge temini vb. işlemlerinin yapılması | |
| ı. Kurum İç Değerlendirme Raporu edit grubu yazım/kanıt destek işlemlerinin yapılması | |
| i. KİDR eylem planının hazırlanması ve Senatoya sunulması | |
| j. KİDR eylem planı uygulama adımlarının ÜNİKYS’de ilgili birimlere tanımlanması, takip-kontrol işlemlerinin yapılması | |
| k. PUKO Çevrim Kartlarının hazırlanması | |
| 3. YÖKAK Bilgi Yönetim Sistemi İşlemleri | |
| a. KİDR bütünleştirme, kanıt ve içerik tutarlılığı kontrollerinin yapılması | |
| b. KİDR ve kanıtlarının YÖKAK bilgi sistemine giriş işlemlerinin yapılması | |
| c. YÖKAK BYS rol tanımlama işlemlerinin yapılması | |
| 4. Dış Değerlendirme İşlemleri (YÖKAK) | |
| a. YÖKAK, birimler ve Kalite Komisyonu arasındaki kooordinasyon işlemlerinin yürütülmesi | |
| b. Dış değerlendirme öncesi birim bilgilendirme/eğitimlerin düzenlenmesi | |
| c. Değerlendirilecek birimler ve ilgili personel listelerinin hazırlanmasının ve koordinasyonunun sağlanması | |
| d. Değerlendirilecek birimlere tetkik simülasyon işlemlerinin yapılması | |
| e. Değerlendirme Takımı ziyaret süreç programının hazırlanması ve takibinin yapılması | |
| f. Bilgi, belge ve dokümanların temin edilmesi, tutarlılık kontrolü ve takıma iletilmesi | |
| g. Teknolojik alt yapı koordinasyonu, ulaşım, konaklama, transfer gibi organizasyon işlemlerinin yapılması | |
| h. Ziyaret sonrası faaliyetlerin koordinasyon işlemlerinin yürütülmesi (ek bilgi belge isteme, iaşe işlmelerinin tamamlanması vb.) | |
| ı. İtiraz rapor süreci işlemlerinin yürütülmesi (Kanıt belge temini, itiraz raporu hazırlık işlemleri, tetkik ekibine raporun iletilmesi vb) | |
| i. Dış Değerlendirme Eylem Planı hazırlık işlemlerinin yapılması | |
| İZLEME ve İYİLEŞTİRME YÖNETİMİ | |
| 1. Eylem Planı | |
| a. Eylem Planlarına ilişkin bilgilerin ÜNİKYS’ye tanımlanması, tüm birimlere duyurulması ve birimlere destek sağlanması | |
| b. Sorumlu birimlerin DİF takip işlemleri, gerekli bilgilendirmelerin yapılması | |
| c. Eylem Planı ilerleme analiz ve rapor işlemlerinin yürütülmesi | |
| d. ÜNİKYS Eylem Planı modül iyileştirme ve yazılım destek işlemlerinin yapılması | |
| e. Kalite Koordinatörlüğüne atfedilen eylem planı uygulama adımlarına DİF planlanması ve gerçekleştirilmesi | |
| f. Yönetim Görevi işlemlerinin ÜNİKYS üzerinden takibin yapılması | |
| g. Yönetim Görevi rapor işlemlerinin yürütülmesi | |
| h. Kalite Koordinatörlüğü’ne verilen Yönetim Görevlerine DİF planlanması ve gerçekleştirilmesi | |
| 2. Düzeltme – Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetleri | |
| a. DİF’lerin zaman ve kanıt kontrolü işlemlerinin yapılması | |
| b. Düzeltmelerin takibi – ÜNİKYS işlemlerinin yapılması | |
| c. Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Komisyonunun sorumlu olduğu DİF’lerin planlanması, tanımlanması ve gerçekleştirilmesine ilişkin (prosedüre uygunluğunun kontrolü) takibin yapılması | |
| d. DİF ve Düzeltme ilerleme analiz ve rapor işlemlerinin yürütülmesi | |
| AKREDİTASYON İŞLEMLERİ | |
| 1. Program Akreditasyonu İşlemleri | |
| a. Akredite program sayısının arttırılmasına yönelik mekanizmaların geliştirilmesi ve izlenmesi, | |
| b. Akreditasyon Mentör Uygulama Programı işlemlerinin yapılması (çalışma takvimi doğrultusunda sunum, saha ziyaretleri, mentör birim eşleştirmeleri, rapor ve formların toplanması vb.) | |
| c. Akreditasyon mevcut durumuna yönelik raporlandırma ve izleme işlemlerinin yapılması, | |
| 2. Eğitim Öğretim Performans Ölçeği İşlemleri | |
| a. Eğitim Öğretim Performans Ölçeği yazılım geliştirme destek işlemleri | |
| b. Birimlere performans ölçeği ile ilgili bilgilendirme/destek işlemleri | |
| c. EOPD Prosedür, form vb. güncelleme işlemlerinin yapılması | |
| d. EOPD rol, kullanıcı ve yetki tanımlama işlemlerinin yapılması | |
| e. EOPD’nin takvime uygun yürütülme koordinasyon işlemleri (birim kontrol ve izleme) | |
| f. EOPD sistem iyileştirme, analiz ve rapor işlemleri | |
Veri ve Gösterge Yönetimi
| 1. Veri ve Gösterge Planlama İşlemleri | |
| a. Verilere ait bilgilerin sorumlu birim/komisyon tarafından hazırlanmasının sağlanması (sorumlu birim, yön, dönem, etiket, açıklama, kanıt vb.) | |
| b. Kurumsal Gösterge grup dosya hazırlıklarının ÜNİKYS uygunluk kontrolü | |
| c. Kurumsal Göstergelerin veri dosyasına ayrıştırılması, mükerrerlik kontrol işlemleri | |
| d. Verilerin otomatik çekme durumlarının analiz ve uygunluk işlemleri | |
| e. ÜNİKYS yıllık bağlantı güncellemelerinin yapılması | |
| 2. Veri ve Gösterge Tanımlama İşlemleri | |
| a. ÜNİKYS Etiket künye tanımlama işlemleri (sorumlu kişi/birim, dönem vb.) | |
| b. ÜNİKYS Veri kütüphanesine künye tanımlama işlemleri | |
| c. ÜNİKYS Kurumsal Gösterge künye tanımlama işlemleri | |
| 3. Hedef Girişi ve Veri Toplama Süreci | |
| a. Duyuru işlemleri (görevlendirme, yazışma, ÜNİKYS, takvim vb.) | |
| b. Birim destek işlemleri (örnek kanıt, değerlerin doğruluğu vb.) | |
| c. Birim hedef giriş işlemlerinin takibinin yapılması | |
| d. Etiket sorumlusu üst hedef giriş işlemlerinin takibinin yapılması | |
| e. Veri girişi kontrol ve izleme işlemlerinin yapılması (eksikliklerin tespiti, taleplerin alınması, dönem etkinleştirme, hatalı verilerin düzeltilmesi vb.) | |
| f. Kalite Koordinatörlüğü sorumluluğundaki verilerin temini ve veri değer giriş işlemleri (kanıt, değer vb.) | |
| g. Otomatik veri çekme işlemleri ve değer hesaplama işlemleri | |
| 4. Kurumsal Gösterge İzleme ve Değerlendirme Süreci | |
| a. Veri inceleme, analiz ve raporlama işlemlerinin yapılması | |
| b. Kurumsal Gösterge analiz ve raporlama işlemlerinin yapılması (hedefe ulaşma durumu) | |
| c. Hedef değerlendirme ve Yönetim Görevi işlemlerinin yürütülmesi | |
| d. Yönetim görevi izleme ve DİF ilerleme durum rapor işlemleri | |
| e. Veri ve gösterge gözlem/aktivasyon işlemlerinin yapılması | |
| f. Kurumsal gösterge künye güncelleme işlemlerinin yapılması (yıllık ve dönemlik) | |
| g. Gösterge ve veri kütüphanesi devir işlemlerinin yapılması (aktarım) | |
| 5. ÜNİKYS Kullanıcı Rolleri İşlemleri | |
| a. ÜNİKYS rol tanımlama/yetkilendirme işlemleri | |
| b. ÜNİKYS rolleri güncelleme işlemleri | |
| c. ÜNİKYS birim güncel kullanıcı rollerinin Kalite Koordinatörlüğü web’de yayınlanma işlemleri | |
| d. Kullanıcılara yönelik bilgilendirme/eğitim materyallerinin hazırlanması, duyurulması işlemleri | |
| e. Kullanıcı teknik destek işlemlerinin yürütülmesi | |
Paydaş İlişkileri Yönetimi
| 1. Geri Bildirimlerin Takibi | |
| a. Geri bildirim konularının belirlenmesi ve ÜNİKYS tanımlama işlemlerinin yapılması | |
| b. ÜNİKYS Geri Bildirim Modülü koordinasyon işlemlerinin yapılması (Prosedüre uygunluk, Birim eşleştirme vb.) | |
| c. Geri bildirim kutularından gelen geri bildirimlerin ÜNİKYS izleme işlemlerinin yapılması | |
| d. Kalite Koordinatörlüğüne eposta, telefon vb. kanallarından gelen bildirimlerinin ÜNİKYS Geri bildirim modülüne kayıtlama işlemlerinin yapılması | |
| e. Kalite Koordinatörlüğü geri bildirim takip işlemlerinin yürütülmesi (uyarı yazıları, bilgilendirme eğitimleri vb.) | |
| f. ÜNİKYS GBM analiz ve raporlama işlemlerinin yapılması | |
| g. Paydaş İletişim Görevlilerine bilgilendirme/eğitim materyallerinin hazırlanması ve duyurulması | |
Kalite Kültürünü Yaygınlaştırma Faaliyetleri
| 1. Koordinatörlük Web Sayfası İşlemleri | |
| a. Komisyon (Birim Kalite, Öğrenci Kalite, OMÜ Kalite vb.) bilgileri ve akredite olan program bilgilerinin yayınlanması/güncelliği işlemleri (OMÜ KGS Organizasyonel yapısına ait bilgilerin yayınlanması ve güncelliğinin takibi) | |
| b. Alt menü içerik güncelleme/kontrol işlemlerinin yapılması (raporlar/kullanıcı rol bilgileri listesi/duyurular/etkinlikler/bilgilendirmeler vb.) | |
| c. ÜNİKYS ve KGS Yazılı ve Görsel Notlarının hazırlanması ve yayınlanması | |
| d. KGS kapsamında gerçekleştirilen etkinlik, toplantı vb. haberlerinin yapılması | |
| 2. Kalite Kültürünü Yaygınlaştırma Etkinlikleri İşlemleri | |
| a. Kalite kültürünün yaygınlaştırma etkinlik planlama işlemleri (toplantı, eğitim, dış paydaş, sempozyum, konferans vb. etkinliklerin planlanması, içerik hazırlama) | |
| b. Etkinlik koordinasyon işlemleri (duyuru, yer, katılımcı vb.) | |
| c. KK bilgilendirme/eğitim faaliyetlerinin planlama ve uygulama işlemleri (İç paydaş, KGS ve ÜNİKYS kullanımı) | |
| 3. ÜNİKYS Yazılım İşlemleri | |
| a. ÜNİKYS yazılımı modül kurgularının yapılması | |
| b. ÜNİKYS yazılımı kullanıcı testlerinin yapılması | |
| c. ÜNİKYS yazılım hatalarının tespiti ve hataların düzeltilmesinin sağlanması | |
| d. ÜNİKYS kullanıcı kılavuzları doğrultusunda eğitimlerin (Kurum dışı) verilmesi, | |
| e. ÜNİKYS kullanımına yönelik bilgi notu, video, diyagram vb. eğitim/bilgilendirme materyallerinin hazırlanması ve yayınlanması | |
İdari İşler
| 1. Genel Yazışma ve İdari İşlemler | |
| a. Kurum içi ve dışı gelen genel yazışma işlemleri | |
| b. Taşınır işlemleri | |
| c. Personel izin, portal ve görevlendirme izleme işlemleri | |
| d. Kısmi zamanlı öğrenci işlemleri | |