Kalite Güvence Sistemi Takvimi
Anasayfa » Kalite Güvence Sistemi Takvimi

Kalite Güvence Sistemi ve ilgili prosedürlere doğrultusunda gerçekleştirilecek tüm iş ve işlemlere ilişkin zaman aralığı, sorumlu kişiler ve bilgilendirme notlarına erişim bağlantılarını içeren KGS Takvimi hazırlanmış olup her yıl güncellenerek tüm birimlere duyurulmaktadır.

📅 Kalite Güvence Sistemi – Akademik/İdari Birim İşlem Takvimi

TARİHİŞLEMLERAÇIKLAMASORUMLUBİLGİ NOTU
Ocak
1. Hafta
Yılsonu Süreç İzleme Kriterleri Veri Girişi ve Onay İşlemleri• Ocak-Aralık (Yıl Sonu) dönemine ait yılsonu süreç izleme kriteri verilerinin girilmesi ve onaylanması (Bir önceki yılın yılsonu verileri)

• Endeks verileri Araştırma ve Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından takip edilmektedir.

• Stratejik Plan ve İdare Performans Programı verileri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından takip edilmektedir.
Birim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
ÜNİKYS Veri Girişi Bilgilendirme Videosu

ÜNİKYS Veri Girişi Bilgi Notu
Risk ve Fırsat Yönetimi• Birime ait risk ve fırsatların gözden geçirilmesi, risk ekleme/çıkarma işlemleriBirim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ  

ÜNİKYS Risk ve Fırsat Yönetimi Bilgilendirme Videosu
Ocak
2. Hafta
Yeni yıla ait Süreç İzleme Kriterleri Hedef Girişi ve Onay İşlemleri• Yılsonu süreç izleme kriteri hedeflerinin girilmesi (Bir önceki yıl, yılsonu verileri göz önüne alınarak mevcut yılsonu hedeflerinin belirlenmesi)  Birim Kalite Komisyonu
Birim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
ÜNİKYS Hedef Girişi Bilgilendirme Videosu

ÜNİKYS Hedef Girişi Bilgi Notu
Ocak
3. Ve 4. Hafta
Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG)• Birim Kalite Yönetim Sistemi Performans Raporunun (KYS) hazırlanması   YGG 1.Kademe Raporunun hazırlanması ve KYS Raporu ile birlikte Kalite Koordinatörlüğüne iletilmesiBirim Kalite Komisyonu
Süreç Yöneticisi
Kalite Sorumlusu
PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ  

PP.5.2.FR.0019 OMÜ YGG-KYS Performans Raporu  

PP.5.2.FR.0020 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) 1_2. Kademe Raporu Formu
Şubat
1. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Ders tanıtım formunun doldurulması (Bahar Dönemi)   Öğrenme çıktılarına ulaşma düzeyinin belirlenmesi (Öğrencilerin sınav puanları ile öğrenme ilişkisinin sisteme yüklenmesi) (Güz Dönemi)

• İyileştirme planlanması (Güz Dönemi) 
Öğretim ElemanlarıPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu
Şubat
2. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Birim amiri değerlendirmelerinin yapılması (Güz Dönemi)Dekan / Müdür
Bölüm Başkanı
PP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü
Şubat
3. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Ders tanıtım dosyasının değerlendirilmesi (Güz dönemi)

• Öğrenme çıktılarının değerlendirilmesi (Güz dönemi)

• ÖÇ-PÇ matrisinin değerlendirilmesi (Güz dönemi)

• İyileştirme planlamalarının değerlendirilmesi (Güz dönemi)
Bölüm Eğitim Öğretim Ölçme ve Değerlendirme KomisyonuPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu
Şubat
4. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Raporların ilan edilmesi (Güz Dönemi)

• Değerlendirme puanlarının kabul/itiraz sürecinin başlaması (Güz Dönemi)
Fakülte/YO/MYO Eğitim Öğretim Ölçme ve Değerlendirme KomisyonuPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu
Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG)• OMÜ YGG 2.Kademe Raporunun birimlere duyurulması ile ÜNİKYS’de tanımlanan YGG Eylem Planı sorumluluk alanlarına göre birimlerin DİF oluşturması  

• Birimlerin oluşturduğu YGG 1.Kademe Raporunda belirtilen ancak, YGG Eylem Planında yer almayan iyileştirmeye açık alanlar için DİF açılması
Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ

  PP.5.2.FR.0019 OMÜ YGG-KYS Performans Raporu  

PP.5.2.FR.0020 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) 1_2. Kademe Raporu Formu  

ÜNİKYS DİF Bilgilendirme Videosu
Mart
1. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• İtirazların incelenmesi ve nihai raporun ilan edilmesi (Güz dönemi)
Fakülte/YO/MYO Eğitim Öğretim Ölçme ve Değerlendirme KomisyonuPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Akreditasyon Mentör Uygulama Programı• Birim mentör ziyaretlerinin gerçekleştirilmesiDekan/Müdür
İlgili Mentörler
PP.5.2.PRS.0009 OMÜ AKREDİTASYON MENTÖR UYGULAMA PROGRAMI İZLEME KOMİSYONU VE MENTORLERİ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI  
Mart
2. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Performans puanı 70 puan altında kalan öğretim elemanının durumunda değerlendirme yapmak üzere bölüm kurulunda görüşülmesi için bölüm kurulu toplantısı gündemine alınması (Güz dönemi)  Dekan/MüdürPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Mart
3. Hafta
Akreditasyon Mentör Uygulama Programı• PP.1.1.FR.0023 Birim Mentör Değerlendirme Formu’nun doldurularak Kalite Koordinatörlüğüne teslim edilmesi  Dekan/MüdürPP.1.1.FR.0023-Akreditasyon Mentör Uygulama Programı Birim Mentor Değerlendirme Formu
Temmuz
1. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Öğrenme çıktılarına ulaşma düzeyinin belirlenmesi (Öğrencilerin sınav puanları ile öğrenme ilişkisinin sisteme yüklenmesi) (Bahar Dönemi)

• İyileştirme planlanması (Bahar Dönemi)
Öğretim ElemanlarıPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Temmuz
2. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Birim amiri değerlendirmelerinin yapılması (Bahar Dönemi)Dekan/Müdür veya İlgili Bölüm BaşkanıPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Temmuz
3. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Ders tanıtım dosyasının değerlendirilmesi (Bahar dönemi)

• Öğrenme çıktılarının değerlendirilmesi (Bahar dönemi)

• ÖÇ-PÇ matrisinin değerlendirilmesi (Bahar dönemi)

• İyileştirme planlamalarının değerlendirilmesi (Bahar dönemi)
Bölüm Eğitim Öğretim Ölçme ve Değerlendirme KomisyonuPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Temmuz
4. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Raporların ilan edilmesi (Bahar Dönemi)

• Değerlendirme puanlarının kabul/itiraz sürecinin başlaması (Bahar Dönemi)
Fakülte/YO/MYO Eğitim Öğretim Ölçme ve Değerlendirme KomisyonuPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu
Ağustos
1. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• İtirazların incelenmesi ve nihai raporun ilan edilmesi (Güz dönemi)Fakülte/YO/MYO Eğitim Öğretim Ölçme ve Değerlendirme KomisyonuPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Ağustos
2. Hafta
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Performans puanı 70 puan altında kalan öğretim elemanının durumunda değerlendirme yapmak üzere bölüm kurulunda görüşülmesi için bölüm kurulu toplantısı gündemine alınması (Bahar dönemi)
Dekan/MüdürPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Ağustos-Eylül  Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Program çıktılarının güncellenmesiTüm Bölüm Başkanları

  PP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Program çıktılarının güncellenmesiBölüm BaşkanlarıPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• Öğrenme çıktılarının güncellenmesi

• ÖÇ-PÇ Matrisinin güncellenmesi
Öğretim ElemanlarıPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu
Eğitim ve Öğretim Performans Değerlendirme Programı (EOPD)• EOPD raporları doğrultusunda yıllık birim performanslarına ait değerlendirmelerin yapılması ve iyileştirmelere yönelik yöntemlerin belirlenmesiDekan/MüdürPP.1.2.PRS.0040-Eğitim Öğretim Performansını Değerlendirme Prosedürü

EOPD Bilgi Notu  
Kasım
1. Hafta
Akreditasyon Mentör Uygulama Programı• Birim mentör ziyaretlerinin gerçekleştirilmesiDekan/Müdür
İlgili Mentörler
PP.5.2.PRS.0009 OMÜ AKREDİTASYON MENTÖR UYGULAMA PROGRAMI İZLEME KOMİSYONU VE MENTORLERİ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
Kasım
2. Hafta
Akreditasyon Mentör Uygulama Programı• PP.1.1.FR.0023 Birim Mentör Değerlendirme Formu’nun doldurularak Kalite Koordinatörlüğüne teslim edilmesiDekan/MüdürPP.1.1.FR.0023-Akreditasyon Mentör Uygulama Programı Birim Mentor Değerlendirme Formu  
Kasım
4. Hafta
İç Tetkik• İç tetkiklerin gerçekleştirilmesiSüreç Yöneticisi
Tüm Personel
PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ  
Aralık
1. Hafta
İç Tetkik• İç tetkikçilerin değerlendirilmesi

• İç tetkik bulgularına DİF planlanması

Birim Kalite Komisyonu
Süreç Yöneticisi
Birim Kalite Sorumlusu

PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ

ÜNİKYS İç Tetkik İşlemleri Bilgi Notu  

ÜNİKYS DİF Bilgilendirme Videosu
Aralık
2. ve 3. Hafta
TSE Dış Tetkik• TSE Dış tetkikin gerçekleştirilmesiSüreç Yöneticisi
Kalite Sorumlusu
TSE Dış Tetkik Bilgilendirme Notu
Aralık
3. Ve 4. Hafta
Birim İç Değerlendirme Raporu• Birim Kalite Komisyonu koordinasyonunda Birim İç Değerlendirme Raporunun hazırlanması ve ÜNİKYS sistemine kanıtları ile eklenmesi
Süreç Yöneticisi
ÜNİKYS BİDR Bilgilendirme Videosu

ÜNİKYS BİDR Bilgi Notu
Aralık
4. Hafta
Yılsonu Süreç İzleme Kriterleri Veri Girişi ve Onay İşlemleri• Ocak-Aralık (Yıl Sonu) dönemine ait yılsonu süreç izleme kriteri verilerinin girilmesiBirim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
ÜNİKYS Veri Girişi Bilgilendirme Videosu

ÜNİKYS Veri Girişi Bilgi Notu  
Her Ayın
1. Ve 3. Haftası
Paydaş İlişkileri Yönetimi• Geri Bildirim Kutularının açılması ve ÜNİKYS’ye girilmesi
Birim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
Paydaş İletişim Görevlisi
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
Yıl boyu
Anlık
İyileştirme Yönetimi• Yönetim Görevi/Süreç DİF planlama işlemleriEylem Planı işlemleri (Bütünleşik eylem planında birimlere görevlendirilen adımlara DİF açılması)
Birim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
Birim Kalite Komisyonu
ÜNİKYS DİF Bilgilendirme Videosu  

Eylem Planları
Paydaş İlişkileri Yönetimi• ÜNİKYS Geri Bildirimler modülünden günlük geri bildirimlerin takibi ve cevaplandırılmasıKalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
ÜNİKYS Geri Bildirim Modülü Bilgilendirme Videosu
Süreç Yönetimi• Görev Tanımlarının tebliği (Görev değişikliklerinde veya yeni görevlendirmelerde ÜNİKYS görev tanımlarının ilgili personele tebliğ edilmesi)Birim AmiriGörev Tanımları
• Doküman taleplerinin ÜNİKYS üzerinden Kalite Koordinatörlüğüne iletilmesiBirim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
ÜNİKYS Doküman Talebi Bilgi Notu
Risk ve Fırsat Yönetimi• Yeni Risk ve Fırsatların ÜNİKYS’ye işlenmesi, risk puanını düşürmek amacıyla DİF oluşturulmasıBirim Kalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ  

ÜNİKYS DİF Bilgilendirme Videosu
 Akreditasyon Belge Bildirim İşlemleri• Akredite olan birimlerin akreditasyon belgelerinin dijital hallerinin ve akreditasyon başlangıç-bitiş tarihlerinin/ Akreditasyon sürecine giren birimlerin ve başvuru tarihlerinin Kalite Koordinatörlüğüne bildirilmesiKalite Sorumlusu
Süreç Yöneticisi
Akredite Birimler / Akreditasyon Sürecindeki Birimler


Not: ÜNİKYS yazılımındaki rol/yetkilendirme aşağıda verilmiştir.

  • Süreç Yöneticisi: Dekan/Müdür/Daire Başkanı görevini yürüten yöneticiler yetkilendirilir. ÜNİKYS’de her birim adına 1 yönetici tanımlanır. (GT327 ORT-Süreç Yöneticisi)
  • Birim Kalite Sorumlusu: Fakülte-MYO-YO-Enstitü Sekreterleri/Şube Müdürleri yetkilendirilir. ÜNİKYS’de her birim adına 1 kişi tanımlanır. (GT332 ORT-Kalite Sorumlusu)
  • Bölüm Kalite Sorumlusu: Akademik birimlerde bölüm başkanları yetkilendirilir. ÜNİKYS’de herbir akademik birim için bölüm sayısı kadar bölüm kalite sorumlusu tanımlanır. (GT332 ORT-Kalite Sorumlusu)
  • Paydaş İletişim Görevlisi: Yönetici tarafından görevlendirilen ilgili personel yetkilendirilir. ÜNİKYS’de birimin tercihine göre birden fazla kişi tanımlanabilmektedir. (GT382 Paydaş İletişim Görevlisi)