Kalite Güvence Sistemi Takvimi Anasayfa » Kalite Güvence Sistemi Takvimi
Anasayfa » Kalite Güvence Sistemi Takvimi
Kalite Güvence Sistemi ve ilgili prosedürlere doğrultusunda gerçekleştirilecek tüm iş ve işlemlere ilişkin zaman aralığı, sorumlu kişiler ve bilgilendirme notlarına erişim bağlantılarını içeren KGS Takvimi hazırlanmış olup her yıl güncellenerek tüm birimlere duyurulmaktadır.
- Kalite Güvence Sistemi 2026 – Akademik/İdari Birim İşlem Takvimi
- Kalite Güvence Sistemi 2025 – Akademik/İdari Birim İşlem Takvimi
- Kalite Güvence Sistemi 2024 – Akademik/İdari Birim İşlem Takvimi
- ÜNİKYS 2024 – Veri ve Hedef Giriş Takvimi
- ÜNİKYS 2023 – Veri ve Hedef Giriş Takvimi
📅 Kalite Güvence Sistemi – Akademik/İdari Birim İşlem Takvimi ↴
| TARİH | İŞ / İŞLEMLER | AÇIKLAMA | SORUMLU | BİLGİ NOTU |
| Ocak 1. Hafta | Yılsonu Süreç İzleme Kriterleri Veri Girişi ve Onay İşlemleri | • Ocak-Aralık (Yıl Sonu) dönemine ait yılsonu süreç izleme kriteri verilerinin girilmesi ve onaylanması (Bir önceki yılın yılsonu verileri) • Endeks verileri Araştırma ve Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından takip edilmektedir. • Stratejik Plan ve İdare Performans Programı verileri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından takip edilmektedir. | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • ÜNİKYS Veri Girişi Bilgilendirme Videosu • ÜNİKYS Veri Girişi Bilgi Notu |
| Risk ve Fırsat Yönetimi İşlemleri | Birime ait risk ve fırsatların gözden geçirilmesi, risk ekleme/çıkarma işlemleri | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ • ÜNİKYS Risk ve Fırsat Yönetimi Bilgilendirme Videosu | |
| Ocak 2. Hafta | Yeni yıla ait Süreç İzleme Kriterleri Hedef Girişi ve Onay İşlemleri | Yılsonu süreç izleme kriteri hedeflerinin girilmesi (Bir önceki yıl, yılsonu verileri göz önüne alınarak mevcut yılsonu hedeflerinin belirlenmesi) | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • ÜNİKYS Hedef Girişi Bilgilendirme Videosu • ÜNİKYS Hedef Girişi Bilgi Notu |
| Ocak 3. Hafta | Birim İç Değerlendirme Raporu İşlemleri | Birim İç Değerlendirme Raporunun hazırlanması ve ÜNİKYS sistemine kanıtları ile eklenmesi | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Süreç Yöneticisi | • ÜNİKYS BİDR Bilgilendirme Videosu • ÜNİKYS BİDR Bilgi Notu |
| Ocak 3. Ve 4. Hafta | Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) İşlemleri | Birim Kalite Yönetim Sistemi Performans Raporunun (KYS) hazırlanması YGG 1.Kademe Raporunun hazırlanması ve KYS Raporu ile birlikte Kalite Koordinatörlüğüne iletilmesi | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ PP.5.2.FR.0019 OMÜ YGG-KYS Performans Raporu • PP.5.2.FR.0020 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) 1_2. Kademe Raporu Formu |
| Şubat 2. Hafta | Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) İşlemleri | • OMÜ YGG 2.Kademe Raporunun birimlere duyurulması ile ÜNİKYS’de tanımlanan YGG Eylem Planı sorumluluk alanlarına göre birimlerin DİF oluşturması • Birimlerin oluşturduğu YGG 1.Kademe Raporunda belirtilen ancak, YGG Eylem Planında yer almayan iyileştirmeye açık alanlar için DİF açılması | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ PP.5.2.FR.0019 OMÜ YGG-KYS Performans Raporu • PP.5.2.FR.0020 Yönetim Gözden Geçirme (YGG) 1_2. Kademe Raporu Formu ÜNİKYS DİF Bilgilendirme Videosu |
| Kasım 4. Hafta | İç Tetkik | İç tetkiklerin gerçekleştirilmesi | Süreç Yöneticisi Tüm Personel | • PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ |
| Aralık 1. Hafta | İç Tetkik | • İç tetkikçilerin değerlendirilmesi • İç tetkik bulgularına DİF planlanması | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • PP.5.2.PRS.0008 İÇ TETKİK ve YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG) PROSEDÜRÜ • ÜNİKYS İç Tetkik İşlemleri Bilgi Notu • ÜNİKYS DİF Bilgilendirme Videosu |
| Aralık 2. ve 3. Hafta | TSE Dış Tetkik | TSE Dış tetkikin gerçekleştirilmesi | Süreç Yöneticisi Tüm Personel | • TSE Dış Tetkik Bilgilendirme Notu |
| Aralık 4. Hafta | Yılsonu Süreç İzleme Kriterleri Veri Girişi ve Onay İşlemleri | Ocak-Aralık (Yıl Sonu) dönemine ait yılsonu süreç izleme kriteri verilerinin girilmesi | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • ÜNİKYS Veri Girişi Bilgilendirme Videosu • ÜNİKYS Veri Girişi Bilgi Notu |
| Her Ayın 1. Ve 3. Haftası | Paydaş İlişkileri Yönetimi İşlemleri | Geri Bildirim Kutularının açılması ve ÜNİKYS’ye girilmesi | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi Paydaş İletişim Görevlisi | • PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ |
| Yıl boyu Anlık | İyileştirme Yönetimi işlemleri | • Yönetim Görevi/Süreç DİF planlama işlemleri • Eylem Planı işlemleri (Bütünleşik eylem planında birimlere görevlendirilen adımlara DİF açılması) • Riskleri düşürmek amacıyla DİF planlama işlemleri • Geri bildirimlerden DİF planlama işlemleri • DİF’lerin tamamlaması ve etki durumlarının değerlendirilmesi | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • ÜNİKYS DİF Bilgilendirme Videosu • Eylem Planları |
| Yıl boyu Anlık | Paydaş İlişkileri Yönetimi İşlemleri | ÜNİKYS Geri Bildirimler modülünden günlük geri bildirimlerin takibi ve cevaplandırılması | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • ÜNİKYS Geri Bildirim Modülü Bilgilendirme Videosu |
| Yıl boyu Anlık | Süreç Yönetimi İşlemleri | Görev Tanımlarının tebliği (Görev değişikliklerinde veya yeni görevlendirmelerde ÜNİKYS görev tanımlarının ilgili personele tebliğ edilmesi) | Birim Süreç Yöneticisi | • Görev Tanımları |
| Yıl boyu Anlık | Doküman Yönetimi İşlemleri | Doküman taleplerinin ÜNİKYS üzerinden Kalite Koordinatörlüğüne iletilmesi | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • ÜNİKYS Doküman Talebi Bilgi Notu |
| Risk ve Fırsat Yönetimi İşlemleri | Yeni Risk ve Fırsatların ÜNİKYS’ye işlenmesi, risk puanını düşürmek amacıyla DİF oluşturulması | Sorumlu: Birim Kalite Komisyonu Gerçekleştirecek kişi: Kalite Sorumlusu Süreç Yöneticisi | • PP.5.2.PRS.0003 OMÜ RİSK VE FIRSAT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ |
Not: ÜNİKYS yazılımındaki rol/yetkilendirme aşağıda verilmiştir.
- Süreç Yöneticisi: Dekan/Müdür/Daire Başkanı görevini yürüten yöneticiler yetkilendirilir. ÜNİKYS’de her birim adına 1 yönetici tanımlanır. (GT327 ORT-Süreç Yöneticisi)
- Birim Kalite Sorumlusu: Fakülte-MYO-YO-Enstitü Sekreterleri/Şube Müdürleri yetkilendirilir. ÜNİKYS’de her birim adına 1 kişi tanımlanır. (GT332 ORT-Kalite Sorumlusu)
- Bölüm Kalite Sorumlusu: Akademik birimlerde bölüm başkanları yetkilendirilir. ÜNİKYS’de herbir akademik birim için bölüm sayısı kadar bölüm kalite sorumlusu tanımlanır. (GT332 ORT-Kalite Sorumlusu)
- Paydaş İletişim Görevlisi: Yönetici tarafından görevlendirilen ilgili personel yetkilendirilir. ÜNİKYS’de birimin tercihine göre birden fazla kişi tanımlanabilmektedir. (GT382 Paydaş İletişim Görevlisi)
- ÜNİKYS – Yöneticiler için KGS ve ÜNİKYS Bilgi Notu için tıklayınız.